Два факта об эффективных письмах или правила письменной коммуникации
В этой статье цикла, посвященного навыкам письменной коммуникации, мы рассмотрим два основных принципа «эффективных» писем
Как часто вы пишите и получаете письма?
Вероятно, не менее десятка писем проходят через вас ежедневно.
На каждое ли из писем вы реагируете?
Почему одни письма запоминаются и на них мы отвечаем, а другие — без разбора отправляются в корзину?
Почему наши собственные письма не всегда приносят планируемый результат?
Пишите в рамках делового этикета, но не будьте формальными
Общаясь лицом к лицу, мы выражаем себя путем нашей мимики, поз, свойственных нам жестов и взглядов. Мы придаем своему посланию дополнительную эмоциональную окраску и путем расстановки пауз, выбора интонации (что, кстати, свойственно и при общении по телефону).
Мы выражаем себя в том, КАК мы говорим, как мы ВЫГЛЯДИМ, как себя ВЕДЕМ.
С помощью этих признаков о нас складывают впечатление окружающие. Вместе с тем мы также стараемся использовать легкие формулировки и короткие фразы.
А теперь вспомните, как написана основная масса писем, которые вы получаете.
Как только перед нами появляется задача написать письмо, большинство теряются, не знают, с чего начать и как все это написать. Тут на помощь приходят застрявшие в памяти выражения и словосочетания, часто используемые в письмах типа:
— просим вас рассмотреть вопрос...,
— в целях укрепления ответственности... и т.д.
Едва ли они уместны в устной речи. В разговоре мы о таких речевых оборотах даже и не помним, мы стараемся использовать такие выражения, которые помогут нам выстроить более открытые и дружелюбные отношения с собеседником и это работает!
Попробуйте и в письменной коммуникации отойти от шаблонных фраз, придумайте что-то свое. Будьте собой и не забывайте выражать себя в своих письмах. Вспомните, как и что вы говорите при личных переговорах. Используйте эти фразы. Упрощайте формулировки и делайте их короче, четче.
Показывайте ценность
А теперь, о том, что пишут. Основная масса писем, остающихся без ответа — те, которые не представляют очевидной ценности для получателя. Они направлены вам, но явных признаков того, чем они могли бы быть для вас полезными, интересными, приносящими выгоду нет. Отправители пишут о себе и своей компании, о своих проблемах-просьбах, об услугах, которые предлагают. Но никак не о вас.
Важный момент, который упускают в этом случае отправители — потребности получателей. Представьте себя на месте получателя: кто вы, что вы думаете? Наполняйте письмо текстом так, чтобы читателю была ясна и очевидна польза, это побудит его к действию.
Помните об этом и при написании вступления. Цепляйте читателя сразу: с первой строки, первого слова. Интригуйте, шокируйте, даже вызывайте негодование, но обращайте внимание на свое письмо. Так шансы письма быть прочтенным, а не выброшенным в корзину увеличиваются в разы.
Используйте «сильные» слова, вопросы —подойдите к написанию письма творчески.
Главное — обратите внимание на свое письмо сразу.
, эксперт Brainity
| Оценка материала: | (1) | (25) |
На данный момент нет комментария к этому материалу.