О проекте
Вход
Логин Пароль  
Забыли пароль?  
Регистрация
Курсы валют:
USD ЦБ 78.8699
EUR ЦБ 92.6011
 
Погода:
+3
°C
ясно
 
Пробки:
0 
На дорогах свободно
10:31 / 01.12.2011

Два факта об эффективных письмах или правила письменной коммуникации

В этой статье цикла, посвященного навыкам письменной коммуникации,  мы рассмотрим два основных принципа «эффективных» писем

A A A
Два факта об эффективных письмах или правила письменной коммуникации

Как часто вы пишите и получаете письма? 
Вероятно, не менее десятка писем проходят через вас ежедневно.  
На каждое ли из писем вы реагируете?  
Почему одни письма запоминаются и на них мы отвечаем, а другие — без разбора отправляются в корзину?  
Почему наши собственные письма не всегда приносят планируемый результат?

Пишите в рамках делового этикета, но не будьте формальными

Общаясь лицом к лицу, мы выражаем себя путем нашей мимики, поз, свойственных нам жестов и взглядов. Мы придаем своему посланию дополнительную эмоциональную окраску и путем расстановки пауз, выбора интонации (что, кстати, свойственно и при общении по телефону). 

Мы выражаем себя в том, КАК мы говорим, как мы ВЫГЛЯДИМ, как себя ВЕДЕМ. 

С помощью этих признаков о нас складывают впечатление окружающие. Вместе с тем мы также стараемся использовать легкие формулировки и короткие фразы. 

А теперь вспомните, как написана основная масса писем, которые вы получаете. 

Как только перед нами появляется задача написать письмо, большинство теряются, не знают, с чего начать и как все это написать. Тут на помощь приходят застрявшие в памяти выражения и словосочетания, часто используемые в письмах типа: 

— просим вас рассмотреть вопрос..., 

— в целях укрепления ответственности... и т.д. 

Едва ли они уместны в устной речи. В разговоре мы о таких речевых оборотах даже и не помним, мы стараемся использовать такие выражения, которые помогут нам выстроить более открытые и дружелюбные отношения с собеседником и это работает! 

Попробуйте и в письменной коммуникации отойти от шаблонных фраз, придумайте что-то свое. Будьте собой и не забывайте выражать себя в своих письмах. Вспомните, как и что вы говорите при личных переговорах. Используйте эти фразы. Упрощайте формулировки и делайте их короче, четче.

Показывайте ценность

А теперь, о том, что пишут. Основная масса писем, остающихся без ответа — те, которые не представляют очевидной ценности для получателя. Они направлены вам, но явных признаков того, чем они могли бы быть для вас полезными, интересными, приносящими выгоду нет. Отправители пишут о себе и своей компании, о своих проблемах-просьбах, об услугах, которые предлагают. Но никак не о вас.

Важный момент, который упускают в этом случае отправители — потребности получателей. Представьте себя на месте получателя: кто вы, что вы думаете? Наполняйте письмо текстом так, чтобы читателю была ясна и очевидна польза, это побудит его к действию. 

Помните об этом и при написании вступления. Цепляйте читателя сразу: с первой строки, первого слова. Интригуйте, шокируйте, даже вызывайте негодование, но обращайте внимание на свое письмо. Так шансы письма быть прочтенным, а не выброшенным в корзину увеличиваются в разы. 

Используйте «сильные» слова, вопросы —подойдите к написанию письма творчески.

Главное — обратите внимание на свое письмо сразу. 

Эльпида Котанова, эксперт Brainity

 
Количество просмотров: 2571
 
A A A
Оценка материала:
(1)
(25)
Все материалы


Комментарии

Чтобы оставить комментарии, вы должны быть авторизованы.

Логин: 
Пароль: 
 

Прокомментировать с помощью
Shablonchik.com - сайты на 1С Битрикс
 
 
 
 
Вадим Наливайко и Геннадий Чернецов
Ольга Юрьева - за офис! (3)
начало конференции
_MG_4159
Андрей Баранов, исполнительный директор Newmann bauer marketing group
_MG_4013
Елена Агафонова, бизнес-тренер, жюри дискуссии (2)
Вопросы из аудитории
 
Rambler's Top100