Как сделать совещания эффективными?
Естественно к совещаниям нужно готовиться. Это не новость, но это единственный
способ сделать их минимальными по времени и максимальными по КПД
Первым шагом, вам, как руководителю или инициатору совещания, нужно самому ответить на несколько
вопросов?
1. Цель встречи.
2. Актуальность и своевременность встречи.
3. Каких людей надо задействовать?
4. Формат, регламент, повестка.
5. Как участники должны подготовиться?
6. Желаемый результат, итоги встречи.
7. Создание договоренностей и контроль за исполнением.
Цель встречи должна быть максимально ясна самому руководителю. Что он хочет получить в итоге: обсуждение всего и вся (увы, очень распространенная форма совещания), отчет о выполненной работе, анализ результатов, подведение итогов, изучение перспектив развития, анализ настроя команды, сбор идеи и предложений, а также недовольств и вопросов? Задолго до формирования регламента, нужно понять, для чего вы выбираете такую форму, как совещание. Ведь она имеет как свои плюсы (информирование большого количества людей, раззадоривание духа соревновательности), так и свои минусы (неповоротливая структура, трата времени на обсуждение тех вопросов, к которым часть людей не имеют прямого отношения, уход в детали, понятные только специалистам). Ответьте себе, каких результатов хотите достичь?
Некоторые люди любят проводить совещания регулярно, даже если в них нет никакой необходимости. В лучшем случае, это будет похоже на чаепитие и обмен последними новостями, в худшем ― на скуку смертную и очередную банальную «проповедь главного» о том, что все должно быть выполнено в лучшем виде и еще вчера. Совещания ― это своеобразная традиция. И если вам нарушать ее не хочется, стоит подумать, как сделать совещание полезным. Даже если обсуждать нечего — можно прилюдно отметить успехи некоторых людей, поблагодарить их за хорошую работу, воодушевить остальных на подвиги.
Хуже нет, когда ты понимаешь, что застрял на скучном совещании, с которого уйти ― некрасиво, а оставаться ― бесполезно, когда как у тебя на рабочем месте куча дел и неотвеченнных писем. Поэтому так важно структурировать совещания по блокам и собирать вместе тех людей, которые работают над одним и тем же проектом, чтобы остальным не приходилось выслушивать ненужную информацию и бессмысленно просиживать.
Хорошей практикой считается привычка начинать совещание с четкой декларации цели и структуры совещания. Например: «Как вы все знаете, на повестке дня сегодня обсуждение проекта N. У нас есть 2 часа. За это время нам необходимо выработать единую политику и стратегию решения этого вопроса. Поэтому, предлагаю 10 мин на обзор темы. Докладывать будет Иванов, он подготовил презентацию. Потом Петров расскажет ситуацию по финансам (15 мин). Потом, у нас будет 30 мин на совместное обсуждение и мозговой штурм по данному вопросу. В итоге, я надеюсь, что через полтора часа у нас будет готовое решение и останется 30 мин на четкое делегирование: кто чем будет заниматься и в какие сроки отчитываться. Плюс, вопросы и разработка плана Б, если что-то пойдет не так. За таймингом и протоколом будет следить Сидоров. Он же будет записывать итоговые решения и пришлет вам завтра протокол собрания и план работы со сроками и ответственными людьми, которому мы все будем следовать».
Контроль за исполнением — важнейшая управленческая функция. Без нее ваши совещания будут не более чем обсуждением темы. Собственно из многочисленных управленческих функций, только две не должны быть делегированы: выбор стратегии развития бизнеса и финансовый контроль. Все остальное могут взять на себя руководители более низкого звена, но и их работу нужно контролировать. Так что следить за реализацией того, о чем договорились на совещании — предстоит вам!
эксперт Brainity
| Оценка материала: | (4) |
На данный момент нет комментария к этому материалу.