О проекте
Вход
Логин Пароль  
Забыли пароль?  
Регистрация
Курсы валют:
USD ЦБ 74.4373
EUR ЦБ 90.3743
 
Погода:
-1
°C
облачно
 
Пробки:
1 
На дорогах свободно
17:18 / 03.06.2011

Как сделать совещания эффективными?

Естественно к совещаниям нужно готовиться. Это не новость, но это единственный
способ сделать их минимальными по времени и максимальными по КПД

A A A
Как сделать совещания эффективными?

Первым шагом, вам, как руководителю или инициатору совещания, нужно самому ответить на несколько
вопросов?

1. Цель встречи.
2. Актуальность и своевременность встречи.
3. Каких людей надо задействовать?
4. Формат, регламент, повестка.
5. Как участники должны подготовиться?
6. Желаемый результат, итоги встречи.
7. Создание договоренностей и контроль за исполнением.


Цель встречи должна быть максимально ясна самому руководителю. Что он хочет получить в итоге: обсуждение всего и вся (увы, очень распространенная форма совещания), отчет о выполненной работе, анализ результатов, подведение итогов, изучение перспектив развития, анализ настроя команды, сбор идеи и предложений, а также недовольств и вопросов? Задолго до формирования регламента, нужно понять, для чего вы выбираете такую форму, как совещание. Ведь она имеет как свои плюсы (информирование большого количества людей, раззадоривание духа соревновательности), так и свои минусы (неповоротливая структура, трата времени на обсуждение тех вопросов, к которым часть людей не имеют прямого отношения, уход в детали, понятные только специалистам). Ответьте себе, каких результатов хотите достичь?

Некоторые люди любят проводить совещания регулярно, даже если в них нет никакой необходимости. В лучшем случае, это будет похоже на чаепитие и обмен последними новостями, в худшем ― на скуку смертную и очередную банальную «проповедь главного» о том, что все должно быть выполнено в лучшем виде и еще вчера. Совещания ― это своеобразная традиция. И если вам нарушать ее не хочется, стоит подумать, как сделать совещание полезным. Даже если обсуждать нечего — можно прилюдно отметить успехи некоторых людей, поблагодарить их за хорошую работу, воодушевить остальных на подвиги.

Хуже нет, когда ты понимаешь, что застрял на скучном совещании, с которого уйти ― некрасиво, а оставаться ― бесполезно, когда как у тебя на рабочем месте куча дел и неотвеченнных писем. Поэтому так важно структурировать совещания по блокам и собирать вместе тех людей, которые работают над одним и тем же проектом, чтобы остальным не приходилось выслушивать ненужную информацию и бессмысленно просиживать.

Хорошей практикой считается привычка начинать совещание с четкой декларации цели и структуры совещания. Например: «Как вы все знаете, на повестке дня сегодня обсуждение проекта N. У нас есть 2 часа. За это время нам необходимо выработать единую политику и стратегию решения этого вопроса. Поэтому, предлагаю 10 мин на обзор темы. Докладывать будет Иванов, он подготовил презентацию. Потом Петров расскажет ситуацию по финансам (15 мин). Потом, у нас будет 30 мин на совместное обсуждение и мозговой штурм по данному вопросу. В итоге, я надеюсь, что через полтора часа у нас будет готовое решение и останется 30 мин на четкое делегирование: кто чем будет заниматься и в какие сроки отчитываться. Плюс, вопросы и разработка плана Б, если что-то пойдет не так. За таймингом и протоколом будет следить Сидоров. Он же будет записывать итоговые решения и пришлет вам завтра протокол собрания и план работы со сроками и ответственными людьми, которому мы все будем следовать».

Контроль за исполнением — важнейшая управленческая функция. Без нее ваши совещания будут не более чем обсуждением темы. Собственно из многочисленных управленческих функций, только две не должны быть делегированы: выбор стратегии развития бизнеса и финансовый контроль. Все остальное могут взять на себя руководители более низкого звена, но и их работу нужно контролировать. Так что следить за реализацией того, о чем договорились на совещании — предстоит вам!


  Галина Кушнарева, эксперт Brainity

 
Количество просмотров: 2147
 
A A A
Оценка материала:
(4)
Все материалы


Комментарии

Чтобы оставить комментарии, вы должны быть авторизованы.

Логин: 
Пароль: 
 

Прокомментировать с помощью
Shablonchik.com - сайты на 1С Битрикс
 
 
 
 
Курочкина Татьяна и Даша Богачкина
Терехов Станислав
Radiocity
Гости мероприятия
Выступление Вадима Наливайко
Богачкина Дарья, руководитель PR
Андреева Алиса
Э. Гедревич и В. Наливайко.
 
Rambler's Top100