О проекте
Вход
Логин Пароль  
Забыли пароль?  
Регистрация
Курсы валют:
USD ЦБ 75.0319
EUR ЦБ 88.9578
 
Погода:
+12
°C
облачно с прояснениями
 
Пробки:
6 
Движение затруднено
18:35 / 05.10.2010

Насколько «казенным» должен быть язык деловой переписки?

В процессе деловой коммуникации нам ежедневно приходится писать множество писем. И иногда, глядя на корреспонденцию партеров, возникает вопрос: «К чему эти смысловые перегрузы в письмах?» Может, оно и правильно?

A A A
Насколько «казенным» должен быть язык деловой переписки?

Прежде всего, при выборе стиля, содержания и оформления письма нужно обращать внимание на ту организацию (то лицо), кому данное письмо адресовано. Необходимо изучить делового партнера. Если партнер представляет государственную организацию, то нужно жестко соблюдать все нормы, используемые в делопроизводстве. Если ваш партнер ― крупная компания, то следует придерживаться требований, принятых в этике деловой переписки.

Но самое главное в процессе переписки ― это уважение, которое вы демонстрируете к своим партнерам. Поэтому учитывайте следующие факты.

• Уважайте чужое время ― не перегружайте письма лишней информацией.
• Если информации очень много, лучше разбейте ее на несколько сообщений. Будет проще дать ответ, если все не «свалено в одну кучу», ведь одно предложение может быть принято вашим партнером, другое ― нет, а третье еще нужно обдумать и обсудить.
• Текст должен быть простым и максимально понятным. Поэтому избегайте фраз, которые могут быть восприняты неоднозначно. Партнер, скорее всего, не умеет читать ваших мыслей, поэтому намеки на то, что вы на самом деле хотите (из раздела ― догадайся сам), будут неуместны.
• Ваши предложения должны быть сформулированы четко и коротко.
• Также не стоит перегружать текст кучей зарубежных модных фраз, за исключением тех случаев, когда они являются необходимыми терминами, прежде всего, из-за неоднозначности трактовки (ваш партнер под элементарным менеджером или консалтингом может понимать совсем другое, нежели вы).
• Ваш партнер может знать пять иностранных языков и при этом не знать тот, которым пользуетесь вы, и данное «заумие» может быть расценено, как намек на превосходство. Поверьте, грамотного русского языка вполне достаточно, чтобы прояснить ситуацию. Если же пишите на любом другом языке, например, на английском или испанском, пишите только на нем. Лингвистическая каша воспринимается плохо.
• Стоит также обратить внимание на стиль общения, принятый в организации, и придерживаться его. Если там поощряется свободное, непринужденное общение, то нужно быть достаточно доброжелательным, а в некоторых случаях можно даже пошутить (особенно, если переписка электронная). Если же в организации все предельно формально, то и в письмах не стоит уходить от предмета обсуждения и проявлять свою индивидуальность.

Далее рассмотрим цель вашей переписки. Если вы хотите наладить отношения, то старайтесь придерживаться всего, что указано выше. Если же ваше письмо является реакцией на конфликт, если придется обращаться с данным вопросом в суд, нужно быть предельно внимательным и осторожным. Да, позиция может быть жесткой, но она не должна переходить границы приличия и, тем более, закона. Кстати, ссылка на законодательство в данном случае вполне уместна. Не забудьте отправить это письмо таким образом, чтобы копия и подтверждение отправления осталось у вас.

Допустим, вы получили от контрагента гневное письмо, в котором он проявляет недовольство вашими действиями либо невыполнением каких-то обязательств. Даже если ситуация вполне решается, на первый взгляд, телефонным звонком, будет не лишним написать ответное письмо, надлежащим образом оформленное (зарегистрированное в канцелярии, отправленное с описью вложения). Возможно, контрагент ищет повод расторгнуть договор на невыгодных для вас условиях, либо против вас собираются доказательства в суд. В данном случае ваше молчание может быть расценено как пропуск срока на добровольное урегулирование споров.

Таким образом, с помощью правильно составленного письма можно не только наладить отношения с партнерами, разрешить конфликтную ситуацию, но и в некоторых случаях выиграть дело в суде.

Татьяна Старшинина, эксперт Brainity

 
Количество просмотров: 1915
 
A A A
Оценка материала:
(2)
Все материалы


Комментарии
Дульсинея Тамбовская 05.10.2010 23:00:44

Буде сказаша гран мерси за  консалтинг  :D

Наталия Петрова 06.10.2010 08:45:13

Хорошо написано!
Но я вот в свою корреспонденцию всегда пытаюсь внести долю юмора, и еще одну немаловажную деталь - личностное расположение. Или, если  иначе сказать, внести некий ореол неформальности. Хотя один раз меня такой "ореол" подвел - человек не поняв моего юмора,  совершенно неверно истолковал мою просьбу. Что обернулось для меня нексолькими неприятными минутами разочарования.

Billy Evans 06.10.2010 13:59:06

Спасибо за очень интересный материал, пригодился  ;)

Чтобы оставить комментарии, вы должны быть авторизованы.

Логин: 
Пароль: 
 

Прокомментировать с помощью
Shablonchik.com - сайты на 1С Битрикс
 
 
 
 
Ярослав Кабаков, ректор учебного центра «ФИНАМ»
Кобзева Мария и Геннадий Чернецов
01.02.2011 041
Гости дискуссии (21)
Иван Овчаров
DSC_4366
Владимир Брилёв  и Алиса Андреева
_MG_2217
 
Rambler's Top100