---

Эффективное применение электронной почты в работе

В современном корпоративном мире переписка по электронной почте часто воспринимается как инструмент бюрократии, я расскажу о том, в каких именно случаях ее использовать эффективно для себя и окружающих

A

A

A

Почта внутри фирмы

Если речь идет о рабочей почте, чаще применяемой внутри средней или большой фирмы, то это действительно хороший и удобный инструмент в следующих случаях:
• Вам нужно переслать коллеге информацию или ссылку на информацию;
• Необходимо выслать рабочий документ для ознакомления;
• Вы обсуждаете решение определенной проблемы, где очень много деталей, и порой необходимо время на получение информации, ее «переваривание» и формулировку вопросов по тематике;
• В дискуссию вовлечено трое и больше человек;
• Массовое информирование коллег.

Электронная почта в данных случаях позволяет вашим коллегам не отвлекаться от основных рабочих, более приоритетных процессов, но параллельно отвечать на ваши письма. То есть, если вы звоните занятому коллеге по телефону, вы даете ему понять, что ваш телефонный звонок высокоприоритетный и требует немедленного ответа. Кстати, приоритет можно указать в самом письме.

Конечно, в случаях когда дело доходит до спорных моментов, лучше не использовать переписку активно, а решать вопросы при личной встрече или по телефону. Так как ваш собеседник может опасаться писем, которые могут подорвать его авторитет, получить выговор, а то и больше.

Почта во внешний мир

Первое, что нужно знать, когда используешь переписку с внешним миром (клиентами, поставщиками и партнерами):
• Получил ли адресат письмо (часто по техническим причинам письмо может не дойти);
• С какой периодичностью адресат читает письма (каждый час, раз в день, раз в неделю);
• Отвечает ли адресат на письма вообще на практике (бывали случаи, когда люди получали важные письма, но оставляли их без ответа);
• На работе ли адресат или в отпуске/больничном (не все выставляют «автоответчик» на почтовом ящике, а надо бы).

 В целом правила удобства все те же, что и внутри компании. Единственное, помните, что правила пользования электронной почтой внешней компании — это не правила вашей компании, и их нужно уважать и не пытаться «учить» своим правилам, а скорее приспосабливаться к ним.

Когда почту не стоит использовать

Наверное, для донесения адресату особо срочных, экстренных вестей. Для этого всегда служили телефоны. 

Удачи вам в использовании электронной почты, и нелишним будет изучить деловой этикет электронной переписки. Ведь то, что написано, воспринимается не всегда так, как писали вы сами (интонацию и чувства текст не передает, а смайлики в деловой переписке неуместны).  

Асылбек Исмагамбетов, эксперт Brainity
  

A

A

A

Все материалы

---