Этикет электронной деловой переписки

Успех деловых переговоров напрямую зависит от соблюдения определенных правил бизнес-этикета. Не является исключением и электронная деловая переписка

Свои собственные стандарты и правила ведения электронной переписки есть в каждой стране, в том числе и в России. Но в процессе всеобщей глобализации канцелярские стандарты и правила, существующие в США, все больше входят в употребление в российских деловых кругах, а свои собственные унифицируются и подгоняются под западные. Поэтому познакомиться с современными тенденциями электронной переписки полезно каждому человеку.

Соединенные Штаты Америки — это, наверное, единственная страна в мире, в которой излишнее бумагомарание и бюрократия запрещены законом. Специальный акт, принятый государственным Конгрессом, строго регламентирует заполнение любого исходящего федерального документа, вплоть до указания точного времени, требующегося на это.

Русский обычай начинать письма (в том числе и деловые) с длинного вступления в США бы сочли не только лишним, но и неуважительным к адресату. Американцы стараются излагать свои мысли точно и лаконично. Каждое письмо, по их представлению, должно содержать только одну ясную мысль и быть настолько кратким, чтобы уместиться на одной странице.

По такому же принципу строятся и электронные деловые письма. В деловую переписку, таким образом, все больше проникает либеральный стиль общения. Однако это абсолютно не мешает электронной переписке стоять на одном уровне с официальной бумажной, а электронному письму иметь ту же значимость, что и обычному с официальным гербовым логотипом. Более того, такое широкое распространение этого вида общения практически полностью вытеснило переписку на бумажных носителях. В деловых кругах виртуальное общение теперь широко осуществляется не только по интернету, но и по интранету (внутриофисной локальной сети).

«Время — деньги». В силу этого принципа американцами в простые и ясные правила ведения переписки не включены такие элементы грамотной письменной речи, как знаки пунктуации, стиль, грамматика и даже орфография. Постепенно обходиться без этого учимся и мы, также каждый раз стараясь втискивать максимум информации в небольшое письмо, которое адресат сможет не только быстро получить, но и осмыслить.

В свете этих тенденций уже можно говорить о появлении нового «английского электронного языка», выполняющего единственную основную функцию передачи как можно большего объема информации в сжатом виде. Письмо на этом языке содержит понятные всем сокращенные слова, усечения (info, docs, pics), аббревиатуры (отдельные устойчивые выражения, например, ASAP — as soon as possible), словозаменяющие цифры (2 Саша, 4 Лена) и т. д. Подобные допущения действительно значительно сокращают объем текста.

Если проблема или вопрос, по которому написано письмо, подразумевают какую-то дополнительную информацию, то тогда все пояснения и подробности высылаются отдельным приложением, которое, следуя негласным правилам приличия, должно «весить» не более 2Мб, а иначе его следует дробить на отдельные более мелкие части. Слишком большие файлы (чаще всего это рисунки, фотографии и пр.), которые не поддаются делению, следует ставить на отсылку в ночные часы.

Чего нельзя не заметить в западной культуре ведения деловой переписки, так это тенденции к дискретности, стремления составлять и отсылать много отдельных небольших писем, порциями выдавая собеседнику информацию, дабы не валить все накопившиеся вопросы в одно послание.

При составлении письма очень важно помнить о строчке, которая обозначается как RE или SUBJECT. Каждый раз, заполняя строчку «Тема», вы, во-первых, оказываете своему адресату уважение, во-вторых, облегчаете ему работу с корреспонденцией, в-третьих, даете шанс своему письму не оказаться преждевременно в «Корзине», не будучи даже прочитанным. Тему, суть вопроса, которую вы должны выразить, используя как можно меньшее количество знаков, адресат видит в первую очередь, и принимает решение, открывать или не открывать письмо.

Следует отметить, что главная мысль всегда должна быть выражена в первом же абзаце послания, а в последующих только раскрываться. Американский адресат не оценит длинной преамбулы. Ни в коем случае не допускается основную идею письма оставлять напоследок.

«Писателя», составляющего послания, изобилующие длинными витиеватыми предложениями, деловые люди в лучшем случае посчитают чрезвычайно скучным, в худшем — не уважающим своих адресатов. Кроме того, короткими в письме должны быть не только предложения, но и параграфы (абзацы). Бизнес-партнеры по вашему умению правильно составить деловое письмо оценивают и вас, и вашу информацию, особенно если она подкреплена ясными и точными цифрами.

При написании конкретному лицу принято как обращаться, так и представляться исключительно по имени, не перечисляя каждый раз «титулы» и любезности. Если письмо составляется в организацию, особенно незнакомую, то следует назвать не только свое полное имя, но и должность.

И конечно, в письме должны быть совершенно исключены ляпы и опечатки, которые могут быть легко растиражированы. Каждое письмо должно заканчиваться на позитивной ноте, при этом не оставляя ощущения притворства и нечестности. Очень важно также вовремя отвечать на корреспонденцию: на электронную — в течение одного, на бумажную — двух дней.