Управление потоком входящей информации: записи заданий и мыслей
Перепробовав не одну систему управления личными заданиями, планами и всякими другими модными штуками из арсенала GTD, я пришел, как и многие мои коллеги, к удобному для себя и упрощенному методу
В качестве почтового клиента я использую веб-интерфейс Google Mail, но и там можно прекрасно ставить метки («флажки») на каждое письмо, дабы держать его у себя на виду. Так, я помечаю письма от моих клиентов, сотрудников, где указывается просьба или заказ на что-либо, что я должен сделать, но не прямо сейчас, либо проследить на протяжении двух-трех недель. Почту я держу открытой в течение дня, а утром и вечером проверяю письма с метками еще раз. Тем самым освежаю память и знаю, чем мне заняться.
При этом, получив подобную заявку по телефону, я немедленно пишу письмо себе самому, указывая в теле письма всю необходимую информацию. У меня получается своего рода записная книжка с датами и нужной информацией. Я часто имею доступ к ПК и почте, так что с этим пока никаких проблем. Если вы часто в разъездах, лучше использовать бумажную записную книгу (блокнот, ежедневник), так как такая ценная информация должна быть всегда под рукой.
Для каких-то задач, которые я ставлю сам себе, например, «изменить систему документирования работы», но что не требует решения здесь и сейчас, я использую Google Docs Spreadsheets. По принципу действия это тот же MS Office Excel, но только всегда онлайн, и к нему есть доступ везде, где есть компьютер и интернет. Там в простом виде идут записи в две колонки:
• Наименование Сроки
• Изменить систему документирования работы 20.04.2011
• Собрать рекомендательные письма 28.04.2011
• ... ...
Ничего сложного в системе записей быть не должно — чем проще, тем лучше. Если вы будете выбирать всякие сложные категории, важность, и еще какие-то там критерии отбора, то вас эта система в последующем не устроит из-за того, что слишком много времени вы будете уделять лишь записи своей мысли в хранилище.
Для встреч с напоминаниями я использую тот же Google Calendar (аналог Outlook Calendar), там есть все что нужно: создать мероприятие, встречу и поставить напоминание. Все это синхронизируется на календарь моего мобильного телефона, как и сами напоминалки. Так что я никогда не пропускаю встречи и дела по причине «опять забыл». Туда, например, можно записать не только встречи, но и всякие дела, привязанные ко времени: «Позвонить господину ХХ в 15:30», «Вебинар на тему продаж в 19:30» и т. д. Также хорошо записать то, что вы планируете, например, каждые выходные или каждый вечер. Просто сделайте событие «повторяющимся» и с тем условием, что нужно именно вам и больше не надо держать все это в голове. А также удобно сделать запись следующего характера: «Посетить дантиста», повторять каждые 6 месяцев. Ну, или что-то в таком духе, удобное для вас. Только не переборщите, обильное количество событий в календаре, которые вряд ли произойдут в реальности, только подорвет ваше желание с ним работать. Используйте календарь только как напоминание, но не как планировщик задач.
Ну и самые активные задачи на сегодня, которые некуда записать, но надо иметь всегда при себе я записываю в программку 2Do в мобильном телефоне. Я только сейчас понимаю, что покупал эту программу зря, она для тех, кто любит расписывать свой шаг очень подробно. На самом деле достаточно лишь какой-нибудь встроенной программы типа блокнота, записной книжки (notes). И там держать самые важные дела, которые вы планируете, а записать забыли или некуда было их записать. У себя я держу только самые «горячие» дела с наивысшим приоритетом на сегодня. Все остальное у меня в почте с метками.
И еще раз: если у вас затруднен доступ к интернету, компьютеру и сложному дорогому мобильному телефону, просто используйте ежедневник и блокнот. И ничего усложнять не надо, чем проще ваши записи, тем быстрее и эффективнее вы будете их использовать и заниматься делом, а не записыванием напоминаний среди другой информации в записной книге. GTD, тайм-менеджмент и другие модные штучки — всего лишь инструменты и не больше. Не делайте из них самоцели. Почему использовать ежедневник и блокнот одновременно? Ежедневник удобен для встреч и всего, что связано со временем. Блокнот — для задач и записи мыслей. Для упрощения можно использовать что-то одно.
Кстати, ношение наручных часов помогает следить за временем, хотя на всех мобильниках есть часы, удобнее наручных еще нет. Кто-то будет спорить — это выбор каждого, от меня лишь совет.
На все встречи всегда берите блокнот и ручку, даже не думайте идти на встречу без этих двух вещей. Смысл встречи резюмируется на листок блокнота, дабы потом не нужно было перезванивать человеку и просить напомнить вам то, что вы должны были записать при встрече.
Последний совет: как только получаете новую и важную информацию — запишите, отправьте себе почту, попросите вам написать, сделайте что-нибудь, но только не надейтесь на свою память. Пара новых идей со стороны коллег, — и предыдущая информация навсегда утеряна.
Асылбек Исмагамбетов, эксперт Brainity
| Оценка материала: | (12) |
На данный момент нет комментария к этому материалу.