Первый шаг Petit Chef

Работаем  с календарем и графиками. Знакомимся с ответственностью подчиненных. Изучаем законы, правила и документацию

Вы приняли предложение стать руководителем среднего звена. Столько всего нового, с чего же начать? Начните с календаря! Выясните и отметьте в календаре все необходимые графики, связанные с видом деятельности вашего отдела. Важно понять механизм работы — откуда, когда и какие ресурсы ваш отдел берет, каким образом «перерабатывает» их, когда и куда направляет.

Это касается 
• физической продукции — например, товар, производственная единица;
• ментальной — документация, отчеты, выписка счетов, оплата счетов и т.п.;
• человеческих ресурсов — выходные и отпускные дни подчиненного вам персонала, периодичность повышения квалификации, прием на работу новых работников и т.п.

После того, как вы отметили в календаре основные этапы работы подчиненного вам отдела и выяснили, какие неотложные действия ожидают вас в ближайшем и дальнейшем будущем, приступаем к знакомству с обязанностями ваших подчиненных. У вас может быть всего один подчиненный, а может быть несколько десятков. В любом случае рекомендую попросить каждого вашего подчиненного написать на листе бумаги, каковы его обязанности в вашем отделе. Возможно, вы прежде сами были работником именно этого отдела и сами «прекрасно знаете», каков порядок. Сейчас ваш статус изменился, вам придется принимать решения с точки зрения руководителя, а для этого вам необходимо посмотреть на ситуацию как руководителю. Предложите каждому подчиненному написать на листе его имя и фамилию, а затем в свободной форме описать все, что входит в круг его обязанностей. Если эти обязанности должны выполняться в определенное время, вы можете предложить работнику заполнить заранее подготовленный бланк с почасовыми графами или бланк с днями недели. Таким образом, вы получите ясную картину того, кто, когда и за что отвечает, сколько времени тратит на выполнение той или иной работы. Сверьте полученные сведения с требованиями, которые возлагает на ваш отдел ваше начальство — не «западают» ли какие-либо моменты? В любом случае, вы будете «мести по-новому», поэтому чем раньше вы увидите, что срочно необходимо откорректировать, поменять и дополнить, а от чего отказаться, тем лучше.

Любой вид человеческой деятельности так или иначе связан с законодательством. Наверняка, работу вашего отдела описывает не один закон — начиная от Конституции и заканчивая специфическими распоряжениями Кабинета Министров, касающихся вида деятельности именно вашего отдела. Даже если вы не юрист — ознакомьтесь со всеми законами, непосредственно связанными с вашей ответственностью до того, как вы начнете отдавать распоряжения по работе. Помните, незнание законов не освобождает от ответственности.

Естественно, также важно ознакомиться с внутренним распорядком вашей организации, с ее культурой. В каждой организации кроме так называемых производственных правил (которые надо знать обязательно!) существую и неписанные правила, которые тоже надо знать обязательно. Держите глаза открытыми, наблюдайте и... делайте как все ( в рамках закона, конечно), даже если вам что-то непонятно или кажется нецелесообразным. Помните, что то, что доступно вашему зрению, слуху, обонянию и телесным ощущениям — это не вся правда жизни, многое вы можете просто пока не знать. Прежде чем вы не освоили «невидимую часть айсберга», а также своим трудом и отработаным временем не показали, какова ваша уникальная ценность, нет смысла устанавливать свои порядки. Ваш испытательный срок — это время вашего обучения. Учитесь!

Ну и обязательно ознакомьтесь с документацией, за которую вы теперь отвечаете и которую будете подписывать. Имеет смысл составить Акт передачи и приема документации, в котором будут указаны все переданные вам бумаги. Сверьте список того, что написано в Акте, с тем, что вы получили на самом деле.

Не спешите создавать новые виды документов. Бывает, воодушевленный назначением Petit Chef придумывает новый отчет, а потом оказывается, что от подобных отчетов организация отказалась год или два назад ввиду их ненужности. На первом этапе вашей деятельности самое главное ознакомиться с существующим положением, примерить его на себя и гармонично влиться в общий поток вашего предприятия. Ну как, готовы?

У вас обязательно получится!

Ева Карабешко, эксперт Brainity