Внедрение проектного управления в компании

Интервью с Еленой Годуновой, генеральным директором компании «Мэйнстрим», специализирующейся на краткосрочном обучении и развитии персонала в сфере soft skills

Brainity: Большинство компаний находятся на стадии внедрения или уже внедрили систему проектного управления. В чем заключается суть этой сформировавшейся тенденции? Чем она лучше по сравнению с функциональной (операционной) деятельностью?

Елена Годунова: Бизнесу приходится всегда держать руку на пульсе, чтобы не отставать от своих конкурентов, от новых правил на рынке, иначе можно остаться за бортом.

Мы привыкли ставить конкретные цели для успешной деятельности. Но в последние годы видно, что ориентироваться только на конечные цели недостаточно. В условиях частых перемен и высокого уровня неопределенности, бизнесу приходится становиться более гибким и учиться быстро реагировать на изменения, а в лучшем случае — предугадывать эти самые перемены.

А операционное управление не позволяет быть гибким. Такое управление подразумевает заранее четко спланированные действия, рассчитанные на конечную цель, без учета каких-либо возникающих изменений, возникающие от влияния внешних факторов.

В отличие от операционного, проектное управление имеет ограничение во времени и ресурсах, что дает возможность точно распланировать дальнейшие действия с учетом возникающих изменений. Проектное управление позволяет достигать конечной общей цели компании за счет выполнения промежуточных задач, на базе которых и формируются отдельные проекты. Также проектное управление предполагает индивидуальный подход, что сейчас очень ценно на рынке, и помогает идти впереди своих конкурентов.

Brainity: Каким образом внедряется управление проектами? С чего надо начинать?

Елена Годунова: Начинать нужно с задачи, т.е. с сути проекта. Проектный метод можно применить для любой области и для любой задачи, но это всегда будет уникальный набор техник, моделей, индивидуальная структуры, порядок, система коммуникаций и подчинения, степень контроля на этапах и т.д. Соответственно, для начала необходимо подготовить команду к изменению.

Изменения всегда принимаются очень тяжело, даже самые перспективные, поэтому в первую очередь необходимо рассказать своим коллегам о преимуществах проектного управления, привести конкретные примеры, где очевидным плюсом станет решение ваших предшественников создать проектную команду и реализовать ту или иную задачу, как проект. Быть готовым к тому, что впоследствии, когда проектный подход вроде бы принят и Вы начали работать в его рамках, будут наступать такие моменты, когда кто-то из членов команды или отдел, будет идти против течения, как бы стараясь доказать, что прежние методы были эффективнее. Кому-то будет сложно выступать одновременно руководителем подразделения и исполнителем в проектной команде. 

Кто-то не сможет управлять, будучи проджект-менеджером, своим коллегой старше по званию. Здесь очень важна гибкость.

Это довольно сложный этап, но чрезвычайно важный, когда становление будущего проектного правления зыбко. Как правило, проще всего с проектным подходом согласны и быстро его примеряют на себя — прогрессивная молодежь, IT-специалисты, творческие команды в любой области деятельности. На этапе внедрения метода, нужно большое внимание уделять мероприятиям, связанным с проектом — это могут быть фокус-группы, рабочие дискуссии, штурмы. Еще полезно, параллельно с проектным управлением внедрить соответствующую систему коммуникаций. Она для различных сфер и задач может быть абсолютно разной, но навыки общения в команде, ориентации на результат задачи, должны быть едиными, принятыми всеми участниками группы. Если уделить достаточное внимание этапу принятия метода и построения коммуникаций, то реализация самого проекта, станет гораздо эффективнее, прозрачнее и менее стрессовой.

Brainity: Какие могут возникнуть сложности в ходе внедрения системы проектного управления? На что следует обратить внимание?

Елена Годунова: В любом случае большинство компаний постоянно сталкиваются с рядом проблем. Этого не избежать хотя бы по той причине, что у сотрудников наблюдается устойчивое сопротивление к проектной деятельности.

Основная сложность в проектном управлении заключается в неправильной оценке результатов после реализации проекта и его промежуточных этапов, что приводит к отклонению в достижении конечной цели. Это происходит по причине многих факторов.

Изначально одной из основных ошибок в проектной деятельности являются неточно прописанные обязанности у руководителей проектов, так и у их подчиненных. В связи с этим происходит напрасное распыление ресурсов с неравномерной нагрузкой, и как следствие неправильное выстраивание приоритетов между задачами, особенно это случается в ситуации ведения сразу нескольких проектов одновременно, что и происходит в компаниях, в большинстве случаев. Еще сложности могут возникнуть на базе человеческого фактора, когда какой-либо специалист из проектной команды не может найти общий язык с другими участниками в команде из-за того, что в коллективе сложилось правило односторонней связи и это приводит к сбою в цепочке поступления правильной и нужной информации. Также специалист не видит для себя явных перспектив развития в проектной деятельности, что снижает эффективность его работы, в результате и команды в целом.

По этим причинам складывается неадекватная оценка проекта, его текущее состояние и результаты, и снижается само качество выполнения проекта.

Brainity: На чем лучше строить эту систему, чтобы весь процесс внедрения прошел с большей эффективностью?

Елена Годунова: Конечно, прежде всего, отмечу на каких признаках основывается проект и собственно проектная деятельность в целом.

Во-первых, проект должен быть уникальным, т.е. нельзя иметь одинаковый подход ко всем проектам. Если к каждому подходить индивидуально, то успешность данного проекта будет намного выше.

Безусловно, в любом проекте должно быть наличие цели, от которой формируются задачи.

Следующими признаками проектной деятельности является ограниченность во времени и в количестве требуемых ресурсов для конкретного проекта. По большей части, это ограничение облегчает контроль за выполнением проектной работы и оценивать эффективность этой деятельности.

Также необходимо не забывать о специфичности организации проекта, а именно наличия руководителя и команды проекта. В проекте на любом уровне необходима согласованная информация. И чем она точнее, правильнее и своевременнее (это главное), тем реализация проекта будет эффективнее. Здесь все зависит от качества построенной информационной системы, человеческих взаимоотношений внутри команды и собственно коммуникационных каналов.

Чтобы выстроить правильно такую систему, основанную на вышеперечисленных мною признаках рекомендуется организация обучаемого процесса с целью тренировки необходимых навыков для эффективного управления проектами (это для руководителей и менеджеров) и для работы в командных проектах (для всех специалистов), при необходимости с разработкой специальных программ под задачи и особенности компании.

Brainity: Что необходимо сделать, чтобы проектный подход прижился в компании, стал ее частью?

Елена Годунова: Ну, как я уже говорила, грамотно и с вниманием провести этап внедрения. После принятия подхода командой, немаловажной составляющей является, система компенсации всех членов проектной команды. В этом тоже есть свое преимущество, в отличие от принципов вознаграждения, принятых при привычном методе подчинения. Каждый член команды, сможет связывать свой конечный результат с личной эффективностью и достижениями. Поэтому система материальной мотивации, которая опять же будет прозрачной для всех и применимой в данной области, способна на 50% обеспечить успех прививания культуры проектного управления. Также по итогам промежуточных и общего результатов, необходимо поощрять нематериально тех коллег, которые показали выдающиеся результаты или сделали что-то очень важное, прямо влияющее на конечную цель . Это могут быть значки, вымпелы, звезды, грамоты, все что угодно, только отмечать такие заслуги нужно обязательно публично, для всей команды, чтобы «страна знала своих героев», и чтобы у тех, у кого не было возможности отличиться в собственной функциональной роли, — так часто бывает и по разным причинам — могли открыть свои умения и таланты в рамках реализации проекта.