Эффективное управление рабочим временем — утопия?

Проблема повышения эффективности управления рабочим временем всегда была актуальной для тех, кто хочет достичь успеха. Как же научиться управлению рабочим временем и при этом избежать типичных ошибок?

Вряд ли найдется хоть один человек, которому не приходилось бы в детстве любоваться на альбомный лист с пугающей надписью «Режим дня». Так приучали к распорядку и управлению рабочим временем нас, повзрослев, мы учим этому наших детей. Продолжают эту нелегкую науку и владельцы компаний, считающие своим долгом одарить сотрудников ежедневником с обязательной корпоративной символикой или отправляющие их на специальные тренинги по управлению рабочим временем.  

Все мы время от времени используем если не целые системы тайм-менеджмента, то какие-то отдельные инструменты для управления рабочим временем. Но, несмотря на все ухищрения, время остается по-прежнему неуправляемым и неуловимым.

Возможно, что причина данной проблемы вовсе не в том, что в сутках всего 24 часа, а сделать хочется очень многое. Скорее всего, мы делаем ошибку, полагая, что в нашей власти управлять тем, что неподвластно нашему влиянию. Ну не хотим мы верить в то, что никак не влияем на течение времени! Получается, корень всех зол не в скоротечности времени, а в нашем собственном к нему отношении.

Многие уповают на тайм-менеджмент как на некое волшебное средство, позволяющее приобрести навык управления рабочим временем. Возможно, поэтому и появилась масса заблуждений, касающихся различных систем тайм-менеджмента и управления рабочим временем. Остановимся на самых распространенных из них.

Тайм-менеджмент — это целая система контроля и управления рабочим временем. Откроем вам страшную тайну: тайм-менеджмента как такового, впрочем, как и чудодейственных систем управления рабочим временем, не существует в природе. Можно управлять чем-то материальным (финансы, люди, материальные ресурсы) или чем-то, на что мы оказываем хоть какое-то влияние (собственное здоровье). Время не относится ни к тому, ни к другому. Максимум, что мы можем сделать, — вникнуть в его природу и соответственно строить свою жизнь, учитывая необратимость его течения и ограниченность временного ресурса.

Время — нечто неосязаемое. Неправда! Мы же совершаем какие-то ежедневные действия примерно в одно и то же время, можем сказать, пусть приблизительно, сколько времени у нас уходит на выполнение той или иной задачи. Воспринимая время как нечто неосязаемое, мы отказываемся принимать, что оно ограничено. И если сегодня вы что-то не завершили, рассуждая, что завтра на это будет больше времени, вы сами себя вводите в заблуждение: завтра (впрочем, как и всегда) в вашем распоряжении будут те же 24 часа. Растянуть время или отложить его «про запас» мы никак не сможем.

Достичь успеха можно, только если делать все быстро. В корне неверный подход! В стремлении сделать массу дел мы зачастую забываем о качестве. От такой спешки и отсутствия управления рабочим временем страдают и дела, и взаимоотношения с партнерами, и отношения в семье, на которую просто не остается времени. Научитесь воспринимать свое рабочее время как ограниченное пространство, в котором могут разместиться только самые важные дела, количество которых строго определено. Тогда вы начнете сознательно выбирать действительно важные для вас задачи на данном этапе, что сделает управление рабочим временем максимально эффективным.

Чем больше период, на который запланированы важные дела, тем лучше. Попробуйте заменить список конкретных дел перечнем основных направлений деятельности. Во-первых, рано или поздно все равно возникнут какие-то обстоятельства, в соответствии с которыми вам придется корректировать ваш список. Во-вторых, мы часто упускаем из виду, что «раскачка» перед выполнением какой-либо задачи может занимать до 20 процентов нашего рабочего времени. И в-третьих, при использовании списка дел вы, скорее всего, начнете сверху, вычеркивая уже выполненные и перенося на следующий день те, которые не успели. Таким образом, велика вероятность того, что до самых нижних вы вообще никогда не доберетесь.

Многозадачность — наше все. Считается, что наиболее эффективным работником будет тот, кто в состоянии удерживать в мозгу одновременно несколько задач и в совершенстве овладел наукой управления рабочим временем. Но это физически невозможно! Наш мозг в состоянии выполнять задачи только поочередно, переключаясь между ними. Да, скорость переключения внимания может быть достаточно высокой, но при этом так же возрастают ваши энергозатраты, что далеко не лучшим образом сказывается на работоспособности и производительности. Оптимальный вариант — полностью сосредоточиться на какой-то одной задаче, и тогда можете быть уверены, что выполните ее на должном уровне.

Все перечисленные заблуждения приводят к тому, что многие не могут оптимизировать процесс управления рабочим временем. Стремясь успеть как можно больше, часто упускают из виду что-то действительно важное и значимое, не могут в полной мере насладиться уже сделанной работой. А ведь выход из этого замкнутого круга очевиден: нужно просто изменить свое отношение ко времени.

Ирина Гольштейн