Индивидуальная система тайм-менеджмента. Ручная работа

Если начинающий гитарист довольствуется гитарой, купленной в ближайшем магазине, то у профессионального музыканта инструмент не только тщательно выбран, но и доработан вручную, чтобы идеально соответствовать задачам и возможностям владельца. Эта тенденция присутствует во многих областях нашей деятельности — чем выше мастерство, тем более персонализированными становятся инструменты. Тайм-менеджмент — не исключение.

Сегодня сложно найти хоть одну систему индивидуального тайм-менеджмента, не использующую принципов GTD, но дискуссии о том, что в ней «работает», а что нет, каким образом можно ее расширить, дополнить и приспособить под свои нужды, не утихают. BRAINITY решил разобраться в том, чего же не предусмотрел Дэвид Аллен.

«В основе моей системы управления жизнью лежат принципы GTD („Getting things done“ или, по-русски, „Как разобраться с делами“ Дэвида Аллена), усиленные подходом к планированию Стивена Кови, описанным в книге „Главное внимание — главным вещам“, принципом от Брайна Трэйси из книги „Оставьте брезгливость — съешьте лягушку“ и небольшими дополнениями, использующие особенности моего характера» — говорит Михаил Субоч, лидер команды специалистов по автоматизации тестирования в компании EPAM Systems и создатель сайта www.lifeidea.org.

Программное обеспечение на службе тайм-менеджмента

Чаще всего GTD критикуют за несовременный подход к инструментам для самоорганизации. Аллен предлагает использовать бумагу и ручку и организовывать свои документы по системе, названной «43 папки». Двенадцать папок — по одной на каждый месяц, и дополнительно 31 папка для каждого дня из следующих 31 дней. Папки упорядочены для того, чтобы помочь напоминать пользователю о действиях, которые нужно сделать в этот день.

Не являясь принципиальным противником технического прогресса, в 2001 году создатель GTD жаловался на нехватку достаточно простого и удобного программного обеспечения, подходящего для его методики. Однако уже в 2008 Priacta, американская фирма-разработчик софта для тайм-менеджмента, публикует список более чем 100 наименований GTD-программ.

Многие из них бесплатны, остальные стоят от 10 до 350 долларов. Это различные приложения, от простых менеджеров списков до многопользовательских веб-служб, бесплатных и коммерческих, для всех популярных платформ и устройств. Они автоматизируют и улучшают процессы сбора, обработки и обзора. При грамотном использовании они могут оказать ощутимую помощь в организации дел. В рунете большой популярностью пользуется методика Васи Кислого, адаптировавшего GTD для работы с кпк.

Психологические аспекты. Способы борьбы с прокрастинацией

Нередко GTD упрекают в чрезмерной сложности. В то же время, многие последователи GTD неудовлетворены поверхностностью подхода Аллена. Система не дифференцирует входящие задачи по какому-либо критерию важности, все они заносятся в папки и требуют выполнения, что перегружает пользователя и может сбивать с толку тех, кому необходима четкая постановка целей. В сущности, GTD помогает нам ответить на вопрос «что надо сделать», но не на вопрос «как это сделать».

Прокрастинация — бесконечное откладывание важных, но не слишком приятных дел на потом, замаскированное выполнением многочисленных маловажных мелочей — часто становится основной проблемой последователей Аллена. Многие авторы предлагают бороться с излишней загруженностью и проволочками с помощью составления ограниченного списка дел на сегодня.

Марк Фостер, британский эксперт по личной эффективности, в своей книге «Do It Tomorrow» вводит понятие «закрытых» списков. Это списки, в которые нельзя добавить новую задачу, не удалив старую. «В конце дня (по GTD) вам всё ещё нужно решать, какое задание нужно выполнить из целой кучи оставшихся заданий. DIT же призывает вас сосредоточиться на том, чтобы сделать всё, а если это не получилось — выяснить, в чём причина» — пишет Форстер.

Лео Бабаута, писатель-фрилансер с острова Гуам, вообще предлагает ограничить ежедневный список тремя самыми важными делами. Он утверждает, что большинство последователей GTD тратит большую часть времени, собирая и перерабатывая информацию, вместо того, чтобы действительно делать дела.

Брайан Трейси в своей книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» описывает интересные способы самоогранизации, в основе которых лежит выполнение самого неприятного дела в первую очередь. А Стивен Кови, автор книги «Главное внимание главным вещам», призывает отказаться от попыток тотального контроля над своей жизнью и смещать приоритеты со срочных дел на дела важные.

И это далеко не полный список книг и идей, которые могут заинтересовать вас на пути к созданию собственной индивидуальной системы тайм-менеджмента. Упорядочив, внеся в списки и запланировав свои насущные задачи, выйдя на новый уровень личной эффективности, мы оказываемся лицом к лицу с новыми серьезными проблемами, такими, как расстановка приоритетов, мотивация, самодисциплина. Работа с методиками тайм-менеджмента не только позволяет более грамотно использовать свое время, но и дает стимул для дальнейшего развития — изучения и использования смежных областей селф-менеджмента.

Валентина Гладкова