Классический тайм-менеджмент: простота и эффективность

Хотя само слово «тайм-менеджмент» вошло в обиход сравнительно недавно, способы оптимизации своей деятельности интересовали человечество всегда. Архимед и Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма-отец, Бенджамин Франклин и Александр Любищев - многие исторические личности уделяли большое внимание рациональному использованию такого ценного ресурса, как время.

Однако особый интерес к техникам управления временем возник во второй половине 20 века, с развитием корпоративной культуры, уходом от механического труда, развитием технологии и информационным бумом.

«В то время как у обычных студентов на получение специальности уходит 4 года, мне удалось получить две специальности в колледже в течение трех семестров, в основном благодаря использованию множества техник тайм-менеджмента.» — пишет Стив Павлина, в прошлом успешный shareware-автор и председатель ASP (Association of Shareware Professionals, главное англоязычное shareware-сообщество), а также известный блоггер и автор книг по персональному развитию — «но я не считаю это выдающимся достижением. Я думаю, каждый, кто изучает тайм-менеджмент так же много, как я, мог бы достигнуть аналогичных результатов».

Какими же способами можно настолько повысить свою эффективность?

Техники тайм-менеджмента

Во всех техниках тайм-менеджмента уделяется большое внимание постановке и формулированию целей — именно это является первым этапом в работе над любым проектом. Правильно поставленные цели не только необходимы для эффективного планирования своей деятельности, но и усиливают мотивацию.

Второй этап — планирование шагов, необходимых для достижения цели. Франклин описал свою технику работы над этими задачами, которую может с успехом использовать каждый.

Пирамида Франклина

1. Основание пирамиды Франклина — ваши глобальные жизненные ценности. Для кого-то это богатство и слава, а для кого-то мир во всем мире. Главное — хорошо обдумать свои приоритеты, и важно, чтобы они не противоречили друг другу.
2. Вторая ступень — выбор личной глобальной цели, отвечающей вашим жизненным ценностям.
3. Третья ступень — на основе своей глобальной цели составляем генеральный план ее достижения. Определите, что в целом необходимо сделать — например, получить образование, иметь хорошую репутацию и т. д.
4. Четвертая ступень — долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и сроков. Важно указывать, достижению какого именно пункта генерального плана соответствует каждый этап плана долгосрочного, а также точные сроки его выполнения.
5. Пятая ступень — краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план, который уточняет долгосрочный.
6. И, наконец, верхушка пирамиды — на основе кратскосрочного плана составляем план на день.

Конечно, нет необходимости ежедневно проходить через все этапы, чем ближе к основанию пирамиды, тем реже можно обращаться к пересмотру ступени, но даже глобальные жизненные ценности раз в несколько лет необходимо подвергать ревизии.

Определившись с планом действий, можно приступать к конкретным шагам для его воплощения.

Для учета и контроля этих шагов в классическом тайм-менеджменте широко используются списки дел (to do list). Большое преимущество таких списков состоит в устранении необходимости держать в голове все, что следует сделать в ближайшее время.

Каждый пункт списка представляет собой краткое описание запланированного действия. Объемные задачи дробятся на более мелкие и конкретные. Вы можете составлять список в порядке приоритета, в хронологическом порядке или любом другом, наиболее подходящем для ваших целей.

Расставить приоритеты в своих ежедневных делах вам может помочь популярная техника, авторство которой приписывается 34-ому президенту США.

Матрица Эйзенхауэра

Согласно этому методу, все дела сортируются по четырем категориям

Задачи А. Важные и срочные. Критические ситуации, проекты, у которых подходят сроки сдачи. Выполняются без промедления.

Задачи Б. Важные и несрочные. Стратегическое планирование, оценка полученных результатов, превентивные мероприятия. Для задач данного типа устанавливаются временные рамки.

Задачи В. Неважные и срочные. Спонтанные просьбы и поручения, не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям, перерывы. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.

Задачи Г. Неважные и несрочные. Мелочи, отнимающие время (рутинная работа, «пустая болтовня» и другие «поглотители времени»). Необходимо стремиться устранить такие дела из своей жизни.

Заключительный этап работы над проектом, который не следует недооценивать — контроль и анализ полученных результатов, который позволяет оценивать эффективность используемых методов и при необходимости корректировать их.

Хронометраж

Эту технику относят к достижениям российской школы тайм-менеджмента. Суть ее заключается в фиксации продолжительности всех действий, выполняемых в течении дня, с точностью до 5-10 минут. После сбора достаточной статистики (записи следует вести не менее 2 недель), можно провести учет и «инвентаризацию» потраченного времени, выявить наиболее актуальные лично для вас «поглотители времени».

Универсальной системы управления временем, идеальной для всех, конечно же, не существует. Но попробовав различные методики и взяв на вооружение те из них, которые наиболее соответствуют вашему характеру и стилю работы, вы сможете значительно повысить свою эффективность во многих областях жизни.

Валентина Гладкова