О проекте
Вход
Логин Пароль  
Забыли пароль?  
Регистрация
Курсы валют:
USD ЦБ 77.0322
EUR ЦБ 91.3448
 
Погода:
+3
°C
облачно
 
Пробки:
0 
На дорогах свободно
13:21 / 30.11.2010

Тайм-менеджмент на раз-два-три

С нехваткой времени сталкиваются все. По данным исследований международной консультационной компании Chipin&Partner, 36% (78 дней в году) рабочего времени мы тратим практически впустую. Как эффективно использовать этот невосполнимый ресурс?

A A A
Тайм-менеджмент на раз-два-три

Для того чтобы помочь людям в решении сложных проблем организации своего времени, существует тайм-менеджмент — искусство управления временем. Большинство людей, мало знакомых с тайм-менеджментом, представляет его себе как систему планирования и структурирования времени по принципу: чем больше порядка, тем лучше результаты. Это не совсем так.

Планирование, безусловно, неотъемлемая и очень важная часть управления временем, но это не единственный метод в современном тайм-менеджменте. При его использовании не стоит забывать обо всех остальных способах, без которых это самое структурирование вряд ли окажется эффективным. В тайм-менеджменте есть несколько основных приемов, сочетание которых может помочь любому человеку оптимизировать свое время и деятельность.

Прием первый: планирование
Планирование — один из основных элементов управления временем. Ведь главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, — время, затраченное на планирование, приводит к сокращению временных затрат на работу в целом.

Алан Лакейн в своей широко известной книге «Искусство успевать» называет время, потраченное на планирование «Временем Решений», потому что «именно этим занимается планирование: принятием решений о том, что, когда и как следует вам сделать». Любое планирование он рекомендует осуществлять в два этапа: составить список и определить приоритеты.

«Все предметы, упомянутые вами в списке, — пишет Алан Лакейн, — являются равноценными. Как только вы составите список, распределите дела в порядке их значимости для вас в настоящее время. По моему мнению, ни один список не является полным, пока он не показывает порядок важности дел. Как только вы составили такой список, завершите его определением приоритетов. Это является азбукой планирования».

часы-кровать.jpg

Составить список дел достаточно просто, а вот расставить приоритеты, особенно если вы этим никогда не занимались, сложнее. Однако можно воспользоваться следующими двумя методами, разработанными специалистами в данной области. Оба метода базируются на знаменитом правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть, необходимо концентрировать внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их относить к разряду важных.

Первый метод — это «АВС-анализ», согласно которому, А-задачи — это самые важные, на их выполнение требуется всего 10% времени, но значимость А-задач, с учетом их вклада в достижение целей, оценивается в 70%! В-задачи — это задачи средней важности, они составляют примерно 20% по затратам времени и 20% по значимости. А вот С-задачи занимают примерно 70% времени, но вносят вклад в размере всего 10%.

Второй метод — метод сочетания критериев «важности и срочности».
Просмотрев список дел, необходимо оценить их сравнительную важность и срочность. Затем все дела можно распределить следующим образом:
А — важные и срочные;
В — важные и несрочные;
С — неважные и срочные;
D — неважные и несрочные.

Конечно, сразу трудно научиться расставлять приоритеты и распределять дела, но с каждым разом будет все легче и легче.

По мнению классика менеджмента Питера Друкера, поможет здесь не только анализ, но и смелость. Кроме того, Друкер рекомендует использовать следующие принципы:
— Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое.
— Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.
— Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.
— Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.

Кроме того, не надо чрезмерно сосредотачиваться на планировании. Не стоит считать, что чем больше времени вы тратите на него, тем больше времени сэкономите. Всегда есть предел, после которого эффективность планирования снижается. Эксперты рекомендуют четко планировать около 60% своего рабочего времени, 20% — резервировать для решения непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% — вообще посвятить свободной творческой деятельности.

Прием второй: эффективная работа с информацией
Специалисты предостерегают: нет необходимости впитывать в себя всю все получаемые сведения. Конечно, чем больше информации для анализа в распоряжении руководителя, тем меньше вероятность принятия ошибочного или нерационального решения. Однако во всем надо знать меру, ведь есть некий лимит информации, который можно воспринять и подвергнуть анализу. Сортируйте информацию, смело отбрасывайте неважную и незначительную.

Кроме того, помните, что сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью или документом. Всегда выделяйте и четко осознавайте тот объект, на который здесь и сейчас направлено ваше внимание. Научитесь также осознанно управлять переключением внимания. С одной стороны, любое переключение внимания с задачи на задачу требует затрат времени и сил. С другой стороны, слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет. Поэтому специалисты рекомендуют управлять своим вниманием следующим образом: больше крупных переключений, меньше мелких.

На основе собранной информации обычно принимается то или иное решение. Принятие решения не должно превращаться в трудный и затяжной процесс. Необходимо проанализировать данные, подсчитать все плюсы и минусы, сформулировать возможные варианты решения вопроса, выбрать наиболее приемлемый из них и выполнять! Специалисты в области тайм-менеджмента утверждают: лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно метаться в поисках самого хорошего. В общем, если делать, то делать, а если не делать, то не делать. Иначе процесс принятия любого решения превратится для вас в проблему, и будет отнимать огромное количество времени.

улитка.jpg

Прием третий: умение выполнять неприятные дела
Всем нам время от времени приходится заниматься вопросами, которые нам неинтересны или неприятны. И большинство из нас стараются дела эти отодвинуть или отложить, увеличивая тем самым затраты времени на их выполнение. Уже упомянутый Алан Лакейн рекомендует использовать следующих механизм, чтобы помочь себе преодолеть отвращение к подобному делу:
— взгляните неприятности прямо в лицо;
— признайте, что еще большую неприятность вызывает промедление;
— пробудите в себе энтузиазм, который поможет вам подавить неприятие данного дела.

Действительно, рано или поздно вам придется решать какую либо неприятную проблему. Мало того, если эта задача не исчезнет сама собой, объем работы, необходимый для ее выполнения, может возрасти с течением времени. Нерешенная проблема будет преследовать вас, пока вы не избавитесь от нее. И мысли о ней будут вызывать у вас все большее раздражение.

Прием четвертый: корректировка общения с окружающими
У некоторых людей может появиться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы сами приучили их к этому. Если вы вполне можете удовлетворить этих людей и не жертвовать при этом своими приоритетами, тогда не стоит отказываться.

Если вы сможете найти компромиссы и выполнить их просьбы частично и без ущерба для себя, это тоже приемлемо. Но вот если подобные обращения только осложняют вам жизнь и отнимают драгоценное время, научитесь говорить «нет».

Кроме того, если вы выполняете в процессе работы две роли, одна из которых связана с общением, а другая — с обдумыванием и сосредоточением, то вам надо каким-то образом уравновесить требования этих двух ролей таким образом, чтобы ваше общение не мешало вашим размышлениям.

Еще один совет специалистов тайм-менеджмента звучит так: не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения — это их личное дело. Не стоит терять время на бессмысленные разговоры и споры. Выскажите собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и отвергните те, которые не признаете. После этого закончите разговор. Скорее всего, у ваших собеседников не возникнет больше вопросов.

Прием пятый: умение чередовать работу и отдых
Чем сильнее вы загружены, тем больше вам необходимо отдыхать. Основное правило здесь следующее: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не игнорируйте полноценные перерывы, сон и отдых. Кроме того, каждому человеку свойственно переживать в течение суток подъемы и спады жизненного тонуса и умственной деятельности, то есть суточные биоритмы.

Специалисты рекомендуют обязательно их учитывать и в периоды подъема биологической активности заниматься творческой работой. А вот в периоды спада биологической активности, напротив, лучше всего решать рутинные задачи, заниматься административной деятельностью, работать с корреспонденцией или проводить совещания.

Приемов управления временем существует множество. Все они очень важны и полезны. Мы лишь перечислили самые основные. Однако эффективную систему организации своего времени человек может разработать только сам. Конечно же, опираясь на все общие правила тайм-менеджмента.

Юлия Юткина

Материал предоставлен сайтом «Бизнес-образование в России и за рубежом»

Количество просмотров:

Оценка материала:
(2)
(3)
Все материалы

A A A

Комментарии
Max 30.11.2010 15:12:22

Цитата
Сортируйте информацию, смело отбрасывайте неважную и незначительную.
В отбрасывании тоже можно ошибиться. А искуcству отделять "зерна" от "плевел" нужно учиться не один год. :)

inneres auge 30.11.2010 21:11:00

Очень трудно находить компромисс между необходимостью в общении и необходимостью в сосредоточении. Кто умело сочетает такие разные по природе виды ментальной деятельности, тот добьётся всего, чего только пожелает.

Наталия Петрова 01.12.2010 11:46:53

Цитата
Прием четвертый: корректировка общения с окружающими
У меня с этим приёмом очень сложно - часто не могу сказать "нет", не могу отказать. Уже стала серьёзно расстраиваться - почему у меня так получается? Слабохарактерная я что-ли? И что делать?

Чтобы оставить комментарии, вы должны быть авторизованы.

Логин: 
Пароль: 
 

Прокомментировать с помощью




Материалы по теме:
Shablonchik.com - сайты на 1С Битрикс
 
 
 
 
Гости
Гости дискуссии (35)
_MG_2225
Гости
аудитория......
Вадим Наливайко
Лариса Чугуевская (2)
Нина Филоненко
 
Rambler's Top100