GTD - от организации дел к организации жизни
«Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер, Microsoft Outlook или напоминание в Palm’е, не отвечают требованиям времени», - утверждает Дэвид Аллен в своей книге «Getting things done» (сокращённо — GTD, по-русски «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»).
Книга Аллена увидела свет в 2001 первом году. С тех пор она остается мировым бестселлером и не выходит из списка «двадцать лучших деловых книг на сегодня» . BRAINITY решил выяснить: что же революционного в описанной в методике?
Традиционный предлагает концентрироваться на глобальных целях, и на базе этого, «сверху вниз», составлять более конкретные планы. Эти методы оставляют впечатление, что организовывать и контролировать необходимо только важные дела. Но в это время ежедневная рутина, которой вы не уделяете должного внимания, отнимает всю вашу психологическую энергию.
В борьбе со множеством повседневных дел, мы зачастую не имеем ни времени, ни сил, ни необходимой ясности мышления для видения отдаленных перспектив. GTD предлагает другой вариант: движение «снизу вверх» должно помочь справиться с делами любого масштаба, ощутить контроль над ситуацией, снизить стресс и, как следствие, не только увеличить продуктивность, но и поднять уровень жизни в целом. GTD выводит тайм-менеджмент за рамки рабочих процессов, позволяя применить методику управления временем к любой области деятельности.
Основополагающие принципы
В основе всех методов, которые включает в себя GTD, лежат две цели:
- собрать все дела, которые надо сделать, в единую логичную систему. Но не в голове, а на любом внешнем носителе (бумага, компьютер);
- принять окончательные решения по поводу всех дел. То есть следующий шаг к выполнению того или иного проекта всегда должен быть известен — тогда вы в любой момент можете выполнить или же пересмотреть его.
Инструменты для достижения этих целей:
- «корзина» (определенное место на любом носителе, в котором вы будете собирать всю информацию по требующим выполнения задачам);
- списки дел, правильным образом организованные.
Сбор и обработка информации
Прежде всего, вы должны собрать в одном месте всю информацию, касающуюся всех дел, требующих вашего внимания, независимо от их масштаба и сферы жизни, к которой они относятся. Собрав всю информацию в «корзине», вы должны ее обработать. Сначала отделите справочную информацию от задач, подразумевающих определенные действия. Для контроля над второй группой, Аллен советует использовать набор списков.
Следующие действия — те ближайшие конкретные физические действия, которые необходимы для того, чтобы тот или иной проект продвинулся.
Проекты — задачи, требующие для выполнения более чем одного физического действия. Для всякого проекта должно быть определено следующее действие. Это контролируется с помощью регулярных обзоров.
Отложенное — это действия, делегированные другим лицам или требующее для совершения неких внешних событий. Следует периодически проверять, не требуется ли выполнить отложенное действие или отправить напоминание о нем.
Когда-нибудь/может быть — вещи, которые, возможно, будут сделаны в некоторый момент, но не прямо сейчас (например, «выучить китайский»).
Действия внутри списков Аллен предлагает группировать по контексту (вместо привычного деления по проектам). Для каких-то дел нужен компьютер, для других — телефон или автомобиль и т. д. Соответствующие списки действий могут называться «компьютер», «звонки», «по дороге». При этом в каждом списке окажутся дела, относящиеся к разным проектам.
Естественная модель планирования
Для того, чтобы более-менее сложный проект был выполнен, необходимо планирование. Аллен утверждает, что наиболее соответствует человеческой природе следующая модель:
- Определить конечную цель и принципы работы.
- Представить себе желаемый результат работы.
- Сгенерировать идеи о том, как добиться этого результата.
- Организовать работу.
- Определить ближайшие действия.
Обзоры
Списки действий будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно. Основная цель ежедневного обзора — определить задачу, которую следует выполнить прямо сейчас. Для этого в GTD предлагается использовать следующие критерии (в порядке убывания значимости):
1. Контекст (какие возможности и инструменты сейчас есть).
2. Время (сколько в наличии времени).
3. Энергия (самочувствие и работоспособность на настоящий момент).
4. Приоритеты (что важнее).
Ставить приоритеты на последнее место достаточно непривычно, однако Аллен считает, что именно такой подход наиболее эффективен. Кроме того, не реже одного раза в неделю следует проводить обзор по всем действиям, проектам и «отложенному» для того, чтобы удостовериться, что любые новые задачи или предстоящие события введены в систему, и что все актуально.
GTD, как и любая другая техника тайм-менеджмента, не является универсальной и имеет своих противников и сторонников. Однако само по себе количество тех и других, а также обилие дискуссий, обзоров, дополнений и попыток улучшения, которые многие годы провоцирует эта методика, говорит само за себя. В наше время немного найдется людей, интересующихся тайм-менеджментом и при этом незнакомых с GTD и не взявших на вооружение тех или иных идей, предложенных в этой книге.
| Оценка материала: | (3) |
На данный момент нет комментария к этому материалу.